Social Media y eventos: la combinación maestra

23rd oct 2013 | Enviado por Juan Manuel Dortez Juan Manuel Dortez's picture

Decir que las nuevas tecnologías han abierto un campo inmenso de posibilidades de comunicación es algo que ya resulta obvio. Sin embargo, decir que estas nuevas herramientas de comunicación no tienen por qué utilizarse de forma independiente de las que hemos utilizado toda la vida no lo es tanto. Más bien diría que para aprovechar todo el potencial de las nuevas y de las tradicionales acciones de comunicación o PR, la única posible estrategia sería apostar por combinar ambas.
 

En este sentido, veo especialmente útil combinar una acción de PR de toda la vida, como es la organización de un evento (independientemente del formato o público al que se dirija) con las nuevas plataformas que nos ofrece el Social Media.

Más allá del famoso streaming, el gran éxito de esta combinación residiría en el aumento de la repercusión y notoriedad del evento gracias al uso de las redes sociales. Además, sería egoísta por nuestra parte no compartir los highlights del evento con nuestro público, ¿no? Eso sí, debemos pensar qué tipo de información y en qué formatos debemos compartirla, teniendo siempre en mente proporcionar contenido de calidad para nuestro público.

Como norma general, es un valor extra para nuestra marca y es muy valorado por el público difundir información en distintos formatos (vídeos, imágenes, tweets y posts) y en las plataformas sociales idóneas para cada formato (Instagram, Facebook, YouTube, el blog corporativo y, por supuesto, Twitter). De esta forma, aumentamos la notoriedad del evento y nos aseguramos que nuestro público pueda acceder al contenido desde su plataforma favorita.

¿Cómo podemos llevar esto a cabo y, sobre todo, con recursos limitados?
La clave de esto reside en un concepto: la planificación. Con una buena planificación podemos conseguir que nuestro evento tenga la máxima repercusión posible y con una inversión ajustada a cada bolsillo. La planificación en Social Media debe realizarse en línea con la organización del evento, al igual que definimos la lista de asistentes al evento, debemos contar con nuestra lista de “asistentes virtuales” o interesados en seguir nuestro evento a través de las redes sociales.

Lo primero de todo sería dividir el evento en tres etapas básicas que nos ayudarán a enfocar nuestra estrategia de Social Media para el evento: antes, durante y después del evento.

¿Qué podemos hacer antes del evento?
Una vez que el evento empieza a tener forma, aunque sea en diferentes documentos y en la mente de los organizadores, con la lista de asistentes (físicos), podemos comenzar a investigar si tienen algún perfil en Social Media. Al igual que recibirán su invitación a través de un e-mail (o en el casi ya extinto papel) podemos contactar con ellos vía Social Media y enviarles información adicional sobre el evento, así como mostrar nuestra voluntad a informarles en todo lo que necesiten. Ya que las redes sociales, y en especial Twitter, destacan por ofrecer esa inmediatez tan necesaria hoy en día.

Antes del evento es también el momento para crear un hashtag específico para el evento, de tal forma que todos aquellos interesados que no asistan puedan acceder a todas las novedades. Es importante crear un hashtag que no se limite únicamente a Twitter, sino que se pueda también utilizar en otras redes sociales como Instagram o incluso en Facebook (sin que ya se haya utilizado por otro motivo, atractivo y corto).

Y durante el evento… ¿envío a un comando de Community Managers?
Aunque lo ideal sería llevar al menos dos personas, es comprensible que en muchos casos no tengamos más que una persona que se encargue de publicar los aspectos relevantes del evento en las diferentes redes sociales.
Es importante que no entendamos que contar el evento en redes es publicar 10 tweets por minuto, solo con texto, transcripciones y a veces obviedades (ya estamos aquí, esto empieza, se acaba…), ya que solo conseguiríamos marear a nuestro público. Debemos aprovechar los momentos clave del evento para tomar imágenes que se suban a Instagram, grabar las declaraciones de las personalidades que acudan al evento para subirlas posteriormente a YouTube o anotarlas para poder incluirlas en el post que realicemos posteriormente. 

Debemos ofrecer información más allá de puros números o declaraciones de los asistentes. Nuestro público quiere algo extra, algo que les impacte realmente y les produzca ese deseo de estar al día sobre nuestra actividad como marca. Las imágenes y los vídeos son un recurso muy valorado por el público en general y una forma más original de aportar contenido de valor y con más posibilidades de impactar y de hacerse viral.

Es también bastante práctico aprovechar la oportunidad que nos ofrece Twitter de abrir nuestro evento a todo el público. Herramientas como Visible Tweets o Twitterfall  nos permiten dar una respuesta lo más inmediata posible a las preguntas de todos aquellos interesados en nuestro evento y conocer a la vez la opinión de los asistentes.

Y una vez que termina el evento… ¿Ya hemos acabado?
Pues no, aún falta un punto importante: la monitorización del evento. Es importante conocer las distintas opiniones que se hayan ido publicando sobre nuestro evento y sobre nosotros. Es fundamental monitorizar el comportamiento que ha tenido nuestro hashtag, pero no debemos limitarnos solo al hashtag, sino intentar monitorizar las opiniones que se hicieron sobre la empresa en general.

Toda la información que podamos extraer en esta etapa nos será enormemente útil no solo para conocer el grado de satisfacción de los asistentes, sino para la organización de futuros eventos y descubrir posibles insights que nos ayuden de cara a futuras estrategias de comunicación. Otra ventaja fundamental de la monitorización es que nos permite descubrir quiénes son nuestros principales apoyos (o incluso nuestros brand ambassadors) y nuestros principales críticos en Social Media.

Una vez dicho todo esto, ¿aún te parecen dos mundos totalmente distintos la comunicación on-line y la comunicación off-line?

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